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一般社団法人八千代青年会議所庶務規定

第1章 目 的
第1条 本規定は本会議所の運営を円滑にし、その日的達成を容易ならしめるため事務局、
会計経理、慶弔、旅費等に関する事項を規定する。

第2章 事務局
第2条 事務局には事務局長を置き、事務局長は事務局の統轄、管理にあたる。
第3条 総会及び事務局の議事録は事務局長がこれを作成し、事務局に備えつけるものとする。
第4条 事務局は事業年度ごとに次の分類に従い文書等を整理、保存しなければならない。
(1)本会議所の定款並びに諸規定         永久保存
(2)総会及び理事会の議事録           永久保存
(3)本会議所内部の文書綴            5年間保存
(4)日本青年会議所及び他青年会議所関係の文書綴 1年間保存
(5)本会議所会報綴               1年間保存
(6)事務局日報                 3年間保存
(7)受発信簿                  1年間保存
(8)前項に属さない文書             1年間保存
第5条 事務局長は備品台帳を整備し、出入を記載し、備品を完全に管理しなければならない。

第3章 会計経理
第6条 本会議所の会計に用いる諸帳簿は次の通りとする。
(1)帳  薄(総勧定元帳、現預金出納帳、会費徴収簿)
(2)決算書類及び諸表(貸借対照表、収支決算書、事業報告書、監査報告書、財産目録等)
(3)伝  票(入金伝票、出金伝票、振替伝票)
第7条 金銭の出納は会計理事が責任管理し、次の証憑を揃えて記票し日順に整理するものとする。
(1)収入については発行した領収書控
(2)支出については受領した領収書
(3)領収書徴収不能のものについては受領不能理由を記載した支払証書
第8条 出納はつとめて銀行の普通及び当座預金口座によって処理し、
口座名儀は理事長とし理事長印を使用する。
第9条 予算の執行は担当委員長の権限とする。執行にあたっては計画を綿密にたて冗費をはぶき
効果的に運用することに努め、単位事業が完了したときは速かに計算書憑及び関係書類を
揃え捺印の上理事長に提出しなければならない。
第10条 会計担当の理事は決算にあたって前払費用、未収金、未払金等を整理し、
仮払勘定は原則として各々担当の科目に振替え、関係帳簿を照合、かつ整理し、
銀行預金銭高証明等証拠書類をととのえなければならない。
第11条 会計諸帳簿は次の区分に従い保存するものとする。
(1)決算書類     永久保存
(2)その他の会計書類 5年間保存

第4章 慶  弔
第12条 会員の慶弔に関しては、次の基準により慶弔慰金若しくは記念品を贈る。
(1)会員の結婚                10、000円
(2)会員の死亡                10、000円
(3)会員の長期に亘る傷病            5、000円
(4)会員の配偶者の出産             5、000円
(5)会員の配偶者及び子供の死亡        10、000円
(6)会員及び会員配偶者の両親及び兄弟の死亡  5、000円
(7)以上の外必要と認めたとき、理事会の協議によりこれを決定する。

第5章 登記及び届出
第13条 千葉県知事への提出書類について、理事長は次の各号の書類を
毎事業年度終了後2ケ月以内に千葉県知事に振出しなければならない。
(1) 当該年度の事業報告及び翌年度の事業計画書
(2)当該年度の収支決算書及び翌年度の収支予算書
(3)当該年度における財産目録
(4)当該年度における会員の異動状況を記載した書類
2.前項第1号から第4号までの提出書類及びその他の提出書類の様式は
「公益法人の設立及び監督に関する規則」に従う。
第14条 登記事項に変更のあったときは速やかに登記し、又、登記を完了した日から
1週間以内に登記簿の騰本を添えてその旨を千葉県知事に届け出なければならない。

第6章 旅    費
第15条 理事長の命じた事務局員の公務出張に対しては次の通り旅費を支給する。
(1)目的地迄の往復普通料金相当額(用務の都合により普通急行料金を加算する。)
(2)宿泊料は実費相当額
(3)日当は1日  500円
第16条 理事長の命じた会員の会務出張に対しては、理事会の議を経て前条に準じた
旅費を支給することができる。

附  則
本規定は創立総会において承認を受けた1972年2月15日から施行する。
1982年1月29日の総会において一部改正し1982年1月29日より施行する。
1992年12月1日一部改正 1993年1月1日より施行